Politique de confidentialité :
Cette politique de confidentialité explique comment nous traitons et protégeons vos données à caractère personnel, y compris la manière dont nous les collectons et les utilisons, et comment, ce faisant, nous respectons nos obligations issues du Règlement général sur la protection des données.
Cette politique de confidentialité s’applique aux données à caractère personnel des utilisateurs du site Web, des clients et prospects.
L’entité responsable de vos données à caractère personnel est la SELARL d’Avocats SUBSTELNY située au 19 Boulevard Foch – 511100 REIMS.
Par ailleurs, il est précisé qu’en vertu des règles de déontologie de la profession d’avocat le cabinet d’Avocats SUBSTELNY respecte les obligations de secret professionnel et de confidentialité.
Cette politique de confidentialité peut être amenée à évoluer et nous vous en tiendrons informé si tel devait être le cas.
Les informations collectées :
Les informations à caractère personnel recueillies telles que décrites ci-dessous s’ajoutent à toutes les données à caractère personnel que nous sommes tenus par la loi de traiter dans une situation donnée :
- Concernant nos clients, les données traitées peuvent être vos coordonnées professionnelles ou les coordonnées des contacts individuels de votre organisation (tels que les nom et prénom, les numéros de téléphone, le titre du poste et les adresses e-mail ou postale). Elles le sont pour les besoins de notre relation professionnelle et le déroulement efficace de celle-ci. Sont également concernées les données bancaires de la personne morale ou physique que nous devons facturer pour nos prestations accomplies, afin de respecter nos obligations légales et réglementaires et assurer le règlement de nos interventions. Le cas échéant, nous pouvons également détenir des informations supplémentaires qu’une personne de votre organisation a choisi expressément de nous communiquer pour les nécessités du bon déroulement de nos interventions ;
- Concernant les prospects, les données traitées peuvent être les coordonnées professionnelles telles que les adresses email et postale, la fonction exercée au sein de l’organisation, ainsi que les nom et prénom. Elles le sont à des fins de communication et d’information ;
- Concernant les utilisateurs de notre site Web, nous recueillons une quantité limitée de données correspondant aux informations requises pour traiter leurs demandes. Il s’agit en général du nom, prénom et de l’adresse mail de l’utilisateur.
Le recueil des informations :
- S’agissant des données clients et prospects, ces données à caractère personnel sont collectées de deux manières.
Il y a les données à caractère personnel que nous recevons directement de vous lorsque vous nous contactez de manière proactive, généralement par téléphone ou par courriel ; et / ou lorsque nous vous contactons, que ce soit par téléphone, par courriel ou par tout autre moyen de communication.
Concernant les données à caractère personnel que nous recevons d’autres sources, celles-ci résultent d’annuaires publiés ou d’informations disponibles sur internet, les réseaux sociaux, etc.
- S’agissant des données des utilisateurs de notre site web :
Lorsque vous visitez notre site Web, nous collectons vos données lorsque vous soumettez une requête par le biais d’un de nos formulaires de contact.
L’utilisation des données :
Les données obtenues sont utilisées pour la gestion de notre relation.
Nous utilisons les données clients pour :
- Le traitement des dossiers que vous nous confiez et le traitement nécessaire à la constatation, l’exercice ou à la défense d’un droit en justice ;
- Les activités de communication du cabinet afin de vous tenir informés de l’actualité juridique et des actualités du cabinet ou de ses membres, par le biais de ses newsletters, invitations à des évènements ou à des formations, par l’envoi de vœux, par email ou par courrier ;
Nous utilisons les données prospect, dans la perspective d’une relation professionnelle future, pour les activités de communication du cabinet telles que décrites ci-dessus.
Concernant les données des utilisateurs de notre site web, elles ne sont utilisées que pour répondre à leur requête.
Partage des données :
Le cas échéant et conformément à la réglementation applicable, nous pouvons partager vos données à caractère personnel, de diverses manières et pour diverses raisons, avec les catégories limitées de personnes suivantes :
- Au sein de la SELARL d’Avocats SUBSTELNY avec les services concernés (facturation, communication…) ainsi que les personnes traitant votre dossier (associé, collaborateur, assistante, stagiaire) ;
- Les organismes de réglementation ou autres autorités, lorsque la loi ou un règlement nous oblige à partager ces données (par exemple, à la demande d’une autorité fiscale, en relation avec un litige prévu ou en conformité avec nos obligations légales et réglementaires) ;
- Les fournisseurs de services tiers exerçant des fonctions pour notre compte notamment les prestataires ou services support (service de comptabilité, prestataires informatiques, …) l’administration judiciaire, les auxiliaires de justice, les confrères, experts, mandataires, huissiers, les instances ordinales.
La sécurité de vos données à caractère personnel et leur temps de conservation :
Nous nous engageons à prendre toutes les mesures nécessaires et appropriées pour protéger les données à caractère personnel que nous détenons contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés. Nous le faisons en mettant en place un ensemble de mesures techniques et organisationnelles appropriées, particulièrement avec l’infogérant du système d’information du cabinet. Ces mesures comprennent, notamment, la protection physique des locaux, la mise en place de procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, les sauvegardes quotidiennes du système d’information du cabinet et de ses données, l’accès sécurisé au site web et au système d’information du cabinet.
Nous traitons vos données à caractère personnel tout au long de nos relations et nous les conservons généralement pendant une période appropriée après la fin de celles-ci, en fonction des exigences légales et de nos besoins légitimes. Les périodes pour lesquelles nous conservons vos données varient en fonction du type de données et des exigences juridiques et réglementaires. Nous pouvons, par exemple, être tenus de conserver certaines données lorsqu’elles peuvent être pertinentes pour tout litige potentiel (compte tenu des délais de prescription pertinents).
Le délai de conservation peut ainsi varier entre 5 à 10 ans. 5 ans à partir du dernier contact si vous avez simplement sollicité une consultation à laquelle il n’a pas été donné suite – ou 10 ans à compter de la cessation de la relation contractuelle pour tenir compte des délais de prescription propres à notre profession par exemple.
Comment pouvez-vous accéder, modifier ou retirer les données à caractère personnel que vous nous avez données ?
L’un des principaux objectifs du Règlement général sur la protection des données est de protéger et de clarifier les droits des citoyens de l’UE en matière de confidentialité des données. Cela signifie que vous conservez divers droits sur vos données, même une fois que vous nous les avez transmises.
Pour prendre contact au sujet de ces droits, vous pouvez vous adresser à secretariat@acs-avocats.fr . Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais, et dans tous les cas dans le délai d’un mois (sous réserve des exceptions auxquelles nous sommes légalement éligibles).
Ce droit vous permet de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel vous concernant fondé sur l’intérêt légitime, l’exécution d’une mission d’intérêt public ou à des fins de prospection.
Ce droit ne souffre pas d’exception lorsque le traitement est réalisé à des fins de prospection.
Dans les autres hypothèses en revanche il est possible que nous objections à votre droit d’opposition à la condition de démontrer l’intérêt supérieur de notre traitement.
Lorsque nous avons obtenu votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment sauf s’il existe une autre base légale à ce traitement.
Vous pouvez demander la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou non traitées.
Vous pouvez également avoir accès à vos données en en demandant une copie, aux conditions suivantes :
- votre demande est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité signé et à jour et doit être formulé par écrit ;
- ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Ce droit ne peut permettre d’accéder à des documents et des pièces confiées au cabinet et qui sont soumises au secret professionnel.
Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
- les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous les avons initialement collectées et / ou traitées ;
- vous avez retiré votre consentement pour le traitement de vos données, et il n’y a pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- les données ont fait l’objet d’un traitement illicite (c’est-à-dire non conforme au Règlement général sur la protection des données) ;
- vous vous êtes opposé au traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le cabinet et il n’existe pas de motif légitime impérieux ;
- vous vous êtes opposé au traitement à des fins de prospection.
Ce droit ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour respecter une obligation légale ou permettre la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
Vous avez le droit, dans certains cas prévus ci-dessous, d’obtenir la limitation du traitement de vos données, lesquelles ne pourront plus être que stockées, sans qu’aucune autre opération ne puisse en principe avoir lieu.
Circonstances dans lesquelles vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel :
- vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet ;
- vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel aux fins des intérêts légitimes du cabinet ;
- nous n’avons plus besoin de traiter vos données à caractère personnel mais vous avez besoin des données pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
Vous avez également le droit de demander que nous rectifiions toute donnée personnelle inexacte ou incomplète que nous détenons à votre sujet.
Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la réglementation européenne de protection de données à caractère personnel, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la CNIL dont les coordonnées sont les suivantes :
CNIL – Service des plaintes 3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS cedex 07.
Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits ou retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (lorsque le consentement est notre base légale pour le traitement de vos données à caractère personnel), vous pouvez nous contacter à l’adresse email suivante secretariat@acs-avocats.fr ou par voie postale au cabinet :
SELARL d’Avocats SUBSTELNY, données à caractère personnel 19 Boulevard Foch- 51100 Reims.